Kurumsal KVK Politikası

1. AMAÇ

Her bireyin kendisi ile ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkı Anayasa'dan doğan kutsal bir haktır. Moi Yapı Sistemleri olarak, bu hakkın gereklerini yerine getirmeyi en değerli görevlerimizden biri olarak kabul ediyoruz. Bu nedenle, kişisel verilerinizin hukuka uygun olarak işlenmesine ve korunmasına büyük önem veriyoruz.
Kurumsal Kişisel Verilerin Korunması Politikası, kişisel verilerin korunmasına verdiğimiz önemin bir yansıması olarak kişisel verileri işlerken ve korurken temel aldığımız ilkeleri ve uyguladığımız prosedürleri belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

2. KAPSAM

Politika, Moi Yapı Sistemleri'nin yönettiği bütün kişisel verileri kapsar. Verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasını içeren her türlü işlemi kapsar.
Politika, Moi Yapı Sistemleri'nin ortaklarının, yetkililerinin, müşterilerinin, çalışanlarının, tedarikçi yetkililerinin ve çalışanlarının ve üçüncü kişilerin işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.
Moi Yapı Sistemleri, Politika'yı mevzuata ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun kararlarına uyum ve kişisel verilerin daha iyi korunması amaçlarıyla değiştirebilir.

3. GENEL İLKELER

Moi Yapı Sistemleri, her yeni kişisel veri işlemeyi gerektiren iş akışının hazırlık aşamasında işlenecek verilerin aşağıdaki ilkelere uygunluğunu denetler. Uygun bulunmayan iş akışları hayata geçirilmez.
Moi Yapı Sistemleri, kişisel verileri işlerken:
(I) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uyar.
(II) Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olduğundan emin olur.
(III) İşleme amacının belirli, açık ve meşru olmasına dikkat eder.
(IV) İşlenen verinin işlenme amacıyla bağlantılı olduğunu, işlenilmesi gerektiği kadarıyla sınırlı işlendiğini ve ölçülü olduğunu kontrol eder.
(V) Verileri ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlenme amacı için gerekli olduğu kadar muhafaza eder, işlenme amacı ortadan kalktığında imha eder.

4. GÖREV VE SORUMLULUKLAR

Moi Yapı Sistemleri bünyesinde kişisel verilerin işlenmesine ilişkin bu Politika'yı ve ilgili diğer prosedürleri yönetmek ve Politika'nın yürürlüğünü sağlamak amacıyla Kişisel Verilerin Korunması Komitesi kurulmuştur. Komite, Genel Müdür, İnsan Kaynakları Sorumlusu, Mali İşler Şefi ve Bilgi İşlem Müdürü'nden oluşmaktadır. Moi Yapı Sistemleri, KVKK danışmanlığı desteği alarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na uyum sağlamaktadır. Komite, gerektiğinde toplantılarına KVKK danışmanını çağırabilir.
Komite'nin görev ve sorumlulukları şunlardır:
Olağan olarak 6 ayda bir toplanır. Şartların gerektirmesi halinde olağanüstü toplantılar düzenleyebilir.
Politika'da değiştirilmesi/geliştirilmesi gereken hususları tartışır.
Kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi ve korunması adına yerine getirilebilecek hususları tespit eder.
Şirket içi ve iş ortakları nezdinde KVKK farkındalığını artırmak için atılabilecek adımları belirler.
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda karşılaşılabilecek riskleri tespit eder ve gerekli tedbirleri alır.
Kurum ile irtibatı sağlar ve ilişkileri yönetir.
İlgili Kişiler'den gelen talepleri değerlendirir.
Periyodik imha süreçlerini takip eder.
Veri envanterini günceller.
Yukarıda sayılan hususlara ilişkin görevlendirmeleri yapar.

5. VERİ GÜVENLİĞİ İÇİN ALINAN TEDBİRLER

Moi Yapı Sistemleri, her yeni kişisel veri işlemeyi gerektiren iş akışının hazırlık aşamasında işlenecek verilerin aşağıdaki ilkelere uygunluğunu denetler. Uygun bulunmayan iş akışları hayata geçirilmez.
Moi Yapı Sistemleri, kişisel verileri işlerken:
(I) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uyar.
(II) Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olduğundan emin olur.
(III) İşleme amacının belirli, açık ve meşru olmasına dikkat eder.
(IV) İşlenen verinin işlenme amacıyla bağlantılı olduğunu, işlenilmesi gerektiği kadarıyla sınırlı işlendiğini ve ölçülü olduğunu kontrol eder.
(V) Verileri ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlenme amacı için gerekli olduğu kadar muhafaza eder, işlenme amacı ortadan kalktığında imha eder.

5.1. Teknik Tedbirler:

Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
Şifreleme yapılmaktadır.

5.2. İdari Tedbirler:

Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
Özel nitelikli kişisel verilerin sadece yetkilendirilmiş çalışanlar tarafından erişilebilir olmasına yönelik tedbirler alınmaktadır.

6. VERİ İŞLEME HUKUKİ SEBEPLERİ

Moi Yapı Sistemleri, kişisel verileri aşağıda belirtilen sebeplerle işlemektedir:
(I) Açık rıza: Veri sahibinin açık rızası varsa.
(II) Sözleşmenin ifası: Sözleşmenin tarafı olmanız halinde sözleşmenin ifası için gerekli olan işlemleri yapmak üzere.
(III) Mevzuattan kaynaklanan yükümlülük: Yasal bir yükümlülüğün yerine getirilmesi için.
(IV) Fiili imkânsızlık: Veri sahibinin fiziksel olarak kendisine ulaşılamadığı durumlarda.
(V) Hakların tesisi, kullanılması ve korunması: Veri sahibinin ya da üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması ve korunması amacıyla.
(VI) Kamu yararı: Kamu sağlığı açısından gerekli durumlarda.
(VII) Meşru menfaat: Moi Yapı Sistemleri'nin meşru menfaatleri için zorunlu olduğunda.

7. İLGİLİ KİŞİ HAKLARI

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 11. maddesi uyarınca ilgili kişilerin aşağıdaki hakları bulunmaktadır:
a) Kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme.
b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
d) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
e) Kişisel verilerin yanlış veya eksik işlenmesi hâlinde düzeltilmesini isteme.
f) Kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
g) Kişisel verilerin düzeltilmesini, silinmesini veya yok edilmesini sağlama taleplerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere de bildirilmesini isteme.
h) İşlenen verilerin otomatik sistemler ile analiz edilmesi yoluyla kişinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
i) Kişisel verilerin korunmasına yönelik diğer hakları kullanma.

8. TALEP MEKANİZMASI

Kişisel veri sahipleri, yukarıda belirtilen haklarına ilişkin taleplerini yazılı veya elektronik ortamda iletebilirler. Moi Yapı Sistemleri, ilgili kişilerin başvurularını, talep olunan bilgilerin doğru ve eksiksiz olması kaydıyla, başvuru tarihinden itibaren en geç 30 (otuz) gün içinde yanıtlayacaktır. Başvuru sürecinde;
Kişisel verilerin korunmasına dair talepler yazılı veya KVK Kurulu tarafından belirlenen yöntemlerle yapılabilir.
Moi Yapı Sistemleri, başvuruların sonucunu ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirecektir.

9. YÜRÜRLÜK

İşbu Politika, yayınlandığı tarihten itibaren yürürlüğe girmiştir. Moi Yapı Sistemleri, işbu Politika'yı uygun gördüğü takdirde değiştirebilir.